A Escrituração Contábil Digital (ECD) referente ao ano-calendário de 2025 deve ser entregue até 30 de junho de 2026. Parece distante, mas quem trabalha com contabilidade sabe que os meses entre fevereiro e junho passam rápido — especialmente quando o período coincide com IRPF, obrigações mensais e o fechamento de demonstrações financeiras.
A ECD 2026 traz novidades importantes: a Receita Federal atualizou o manual de orientações e publicou a versão 10.3.4 do Programa Gerador de Escrituração (PGE), que já contempla a futura adoção do CNPJ alfanumérico. Para o contador que deseja cumprir essa obrigação sem atropelos, o momento de começar a preparação é agora.
Neste artigo, apresentamos um cronograma prático de preparação mês a mês, as novidades confirmadas para 2026 e os pontos de atenção que fazem a diferença entre uma entrega tranquila e uma corrida de última hora.
O Que É a ECD e Por Que Ela Importa
A ECD faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e substituiu a escrituração contábil em papel. Ela reúne, em formato digital, os livros contábeis da empresa: Livro Diário e auxiliares, Livro Razão e auxiliares, Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias.
O arquivo transmitido ao SPED tem valor jurídico equivalente à escrituração tradicional e permite que a Receita Federal cruze automaticamente os dados contábeis com outras obrigações acessórias. Inconsistências entre a ECD e a ECF, por exemplo, geram fiscalizações direcionadas.
Além disso, a ECD é transmitida antes da ECF e serve como base para ela. Os dados recuperados da escrituração contábil alimentam diretamente o cálculo do IRPJ e da CSLL na ECF. Erros na ECD contaminam a escrituração fiscal, multiplicando o retrabalho.
Quem Está Obrigado à ECD 2026
A obrigatoriedade da ECD abrange todas as pessoas jurídicas — inclusive imunes e isentas — obrigadas a manter escrituração contábil nos termos da legislação comercial, conforme a Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021. Na prática, isso inclui empresas tributadas pelo Lucro Real, pelo Lucro Presumido que distribuam lucros acima do presumido sem escrituração contábil completa, além de pessoas jurídicas imunes ou isentas com receitas iguais ou superiores a R$ 4,8 milhões no ano-calendário.
As Sociedades em Conta de Participação (SCP) também estão obrigadas, desde que se enquadrem em alguma das condições acima. Empresas de construção civil dispensadas da EFD ICMS/IPI devem apresentar o Livro Registro de Inventário como livro auxiliar na ECD.
Estão dispensadas as empresas optantes pelo Simples Nacional (salvo aquelas que receberam aporte de capital), órgãos públicos, autarquias, fundações públicas e pessoas jurídicas inativas.
Novidades da ECD 2026
Diferentemente da ECF, que receberá o novo leiaute 12 com alterações estruturais, a ECD 2026 terá mudanças mais pontuais, porém relevantes para a rotina de preparação.
A primeira novidade é a atualização do manual de orientações. A Receita Federal publicou a versão revisada com esclarecimentos sobre regras existentes, especialmente em relação à convivência entre os tipos de escrituração (G, R, B, A e Z) e à correta utilização dos registros. Embora não haja mudança de leiaute, os esclarecimentos do novo manual podem impactar a forma de preenchimento para quem vinha adotando interpretações divergentes.
A segunda novidade é a publicação da versão 10.3.4 do PGE da ECD, que passou a aceitar a transmissão utilizando o CNPJ em formato alfanumérico. Essa é uma preparação para a adoção gradual do novo padrão de identificação cadastral pela Receita Federal. Embora o CNPJ alfanumérico ainda não seja obrigatório para a maioria das empresas, os sistemas contábeis precisam estar preparados para essa transição.
A terceira novidade diz respeito ao contexto mais amplo: com a Reforma Tributária entrando em fase de teste em 2026, os documentos fiscais eletrônicos passaram a incluir campos de IBS e CBS. Embora isso não altere diretamente a ECD, os profissionais que trabalham com escrituração contábil devem estar atentos aos reflexos dessas mudanças nos lançamentos contábeis e na classificação de operações.
Prazo de Entrega e Situações Especiais
O prazo de entrega da ECD 2026, referente ao ano-calendário de 2025, é 30 de junho de 2026 (último dia útil do mês), conforme alteração trazida pela Instrução Normativa RFB nº 2.142/2023. A transmissão encerra às 23h59min59s, horário de Brasília.
Para situações especiais como cisão, fusão, incorporação ou extinção, os prazos seguem regras específicas. Se o evento ocorrer entre janeiro e maio do ano da escrituração, a ECD deve ser entregue até o último dia útil de junho. Se o evento ocorrer entre junho e dezembro, o prazo é o último dia útil do mês subsequente ao evento.
Multas Por Atraso ou Erros
As penalidades são calculadas sobre a receita bruta da empresa e podem comprometer significativamente o caixa. A multa por atraso na entrega é de 0,02% por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta, limitada a 1%. A multa por informações incorretas, incompletas ou omitidas é de 3% sobre o valor das transações comerciais ou operações financeiras informadas erroneamente.
Para uma empresa com receita bruta anual de R$ 10 milhões que atrasa a ECD por 30 dias, a multa será de R$ 60.000. Conforme detalhamos no artigo sobre obrigações acessórias do Lucro Real, essas penalidades podem ser reduzidas à metade se a obrigação for cumprida após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício, e a 75% se cumprida no prazo fixado em intimação.
Cronograma de Preparação: Fevereiro a Junho
A diferença entre uma entrega tranquila e uma emergência de última hora está no planejamento. O cronograma abaixo distribui as tarefas ao longo dos meses, permitindo identificar e corrigir inconsistências com antecedência.
Fevereiro e março são os meses de fechamento contábil do exercício de 2025. Nesse período, o foco deve ser a conciliação de todas as contas do Balanço Patrimonial, a revisão dos lançamentos de ajuste de exercícios anteriores, a conferência dos saldos de depreciação, amortização e exaustão, a análise das provisões constituídas e sua adequação às normas contábeis, e a verificação da consistência entre o Plano de Contas e o mapeamento referencial da ECD.
Abril é o mês da geração preliminar. Com o fechamento contábil concluído, é hora de gerar o arquivo da ECD no PGE versão 10.3.4 e executar a primeira validação. Os erros mais comuns nessa etapa são inconsistências no hash de livros auxiliares informados no registro I012, divergências entre saldos iniciais e finais de períodos consecutivos, e problemas na assinatura digital por certificados vencidos ou não vinculados corretamente.
Maio é dedicado à revisão final. Após corrigir as inconsistências identificadas em abril, gere novamente o arquivo e valide pela segunda vez. Confira se a assinatura digital está correta, tanto do representante legal quanto do contador responsável. Este é também o momento de confirmar que os dados da ECD estão alinhados com o que será informado na ECF, cuja entrega ocorre em julho.
Junho (até dia 30) é o mês da transmissão. Idealmente, transmita até a segunda semana para ter margem em caso de problemas técnicos no sistema do SPED. Após a transmissão, acompanhe a confirmação de recebimento e guarde o recibo, que comprova a autenticação dos livros contábeis.
Integração com o Calendário Fiscal 2026
A ECD não existe isoladamente. Ela se conecta com diversas outras obrigações do calendário fiscal de 2026. Os dados da ECD alimentam a ECF, que tem prazo em julho. As informações trabalhistas declaradas no eSocial impactam lançamentos contábeis de folha e encargos. A extinção da DIRF e a migração para o eSocial e EFD-Reinf alteraram a forma de obtenção de dados que podem afetar conciliações contábeis.
Manter a visão integrada dessas obrigações é o que separa o contador reativo — que apaga incêndios — do contador consultivo que entrega valor estratégico para seus clientes.
Conclusão
A ECD 2026 não traz mudanças disruptivas de leiaute, mas isso não significa que a preparação possa ser negligenciada. A atualização do manual de orientações, a nova versão do PGE e o contexto de transição da Reforma Tributária exigem atenção dos profissionais contábeis desde agora.
O cronograma apresentado neste artigo distribui o trabalho entre fevereiro e junho, eliminando o acúmulo de tarefas que costuma gerar erros e multas. Comece pela conciliação contábil do exercício de 2025 e avance mês a mês até a transmissão.
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